Wie lange dauert eine Besetzung in der Hausverwaltung?

Bei Immotalente liegen in der Regel innerhalb von 30 Tagen die ersten vorselektierten Kandidaten vor. Vorselektiert heißt: Wir haben mit jedem gesprochen und kennen seine Gehaltsvorstellung, seinen Wechselgrund und seine Verfügbarkeit, und wir legen das offen mit vor.

Zur Einordnung: Eine Fachkraftstelle in Deutschland bleibt laut Bundesagentur für Arbeit im Schnitt 173 Tage unbesetzt, branchenübergreifend gerechnet, im gleitenden Jahreszeitraum Dezember 2023 bis November 2024. Eine eigene Zahl allein für die Immobilienwirtschaft gibt es dort nicht. Die 30 Tage sind der erste Kandidatenvorschlag, nicht die fertige Besetzung. Beides gehört nicht in eine Zahl. Bis zur Unterschrift kommen Ihre Gesprächstermine, Ihre Entscheidung und die Kündigungsfrist des Kandidaten hinzu.

Drei Dinge, die eine Besetzung verzögern

Eine Anzeige, die keine Zahl nennt. Von 75 vollständig gelesenen Stellenanzeigen deutscher Hausverwaltungen enthalten 56 keine einzige Zahl: kein Gehalt, keine Zahl der betreuten Einheiten, keine Teamgröße. Wer nichts vergleichen kann, bewirbt sich nicht. Die vollständige Auswertung steht im Stellenanzeigen-Report 2026.

Ein Anforderungsprofil, das drei Rollen in eine Stelle packt. WEG-Verwaltung, Buchhaltung und Technik in einer Person: Diese Kandidaten gibt es, aber sehr wenige. Jede zusätzliche Aufgabe im Profil verkleinert die Zahl der Menschen, die überhaupt in Frage kommen. Wer die Stelle sauber zuschneidet, sucht kürzer.

Ein Entscheidungsweg, der nach dem ersten Gespräch zwei Wochen ruht. Wechselbereite Verwalter sprechen selten nur mit Ihnen. Wenn nach dem ersten Termin zwei Wochen niemand anruft, ist die Entscheidung meist anderswo gefallen. Diese Verzögerung kostet mehr Zeit als jeder andere Punkt, weil die Suche danach von vorn beginnt.

Was Sie selbst beschleunigen können

Zwei Termine im Voraus blocken. Legen Sie zwei Gesprächsfenster fest, bevor der erste Kandidat vorliegt. Dann muss niemand Kalender abgleichen, wenn es schnell gehen soll.

Eine Zahl in die Anzeige. Ein Gehalt, eine Zahl der betreuten Einheiten, eine Teamgröße. Eine einzige nachprüfbare Angabe hebt Ihre Anzeige aus dem Feld heraus, in dem 56 von 75 Anzeigen keine hatten.

Eine Person, die entscheidet. Wenn eine Zusage erst durch drei Schleifen muss, verlieren Sie Kandidaten an schnellere Häuser. Benennen Sie vorher, wer entscheiden darf.

Und die gute Nachricht zum Geld: Von 150 Datenpaaren aus 42 Mandaten, bei denen Budget der Verwaltung und Forderung des Kandidaten beide vorliegen, lag die Forderung bei 106 Datenpaaren, also bei 71 Prozent, im Budget oder darunter (Gehaltsstudie Herbst 2026). Das Gehalt ist meist nicht der Grund, warum eine Besetzung dauert.

Wobei wir helfen können

Wir sind Headhunter für kaufmännische Rollen in der Immobilienverwaltung und sprechen Kandidaten gezielt an, statt auf Bewerbungen zu warten. In der Regel sehen Sie innerhalb von 30 Tagen die ersten vorselektierten Kandidaten.

→ Headhunter für Hausverwaltungen: Ablauf, Rollen und Kosten