Fachkräftemangel Hausverwaltung: Warum sich keiner bewirbt

Mehr als 73 Prozent der WEG-Verwaltungen nennen den Fachkräftemangel als ihre größte Herausforderung (EBZ Business School, Verwalterstudie 2025). Viele suchen seit Monaten, ohne Ergebnis. In der Praxis zeigt sich jedoch ein Muster, das sich wiederholt. Der Fachkräftemangel ist nicht nur ein Marktproblem. Ein Teil davon ist hausgemacht.

Bevor man über Gehalt redet, lohnt es sich kurz innezuhalten. Ein WEG-Verwalter übernimmt in vielen Hausverwaltungen die vollständige kaufmännische Verwaltung von A bis Z.

Für viele bedeutet das: Eigentümerversammlungen vorbereiten und leiten, Beschlüsse rechtssicher umsetzen, die gesamte WEG-Buchhaltung führen, Handwerker koordinieren und gleichzeitig erster Ansprechpartner für Eigentümer, Beiräte, Mieter und Behörden sein. Je mehr Objekte ein Verwalter betreut, desto häufiger kommen all diese Themen auf, denn jedes Objekt hat seine eigene Eigentümerversammlung, seine eigene Abrechnung, seine eigenen Eigentümer.

Wie viele Einheiten eine Person realistisch betreuen kann, hängt stark davon ab, wie viel Unterstützung sie hat. Ohne Unterstützung liegt die natürliche Grenze bei etwa 300 bis 500 Wohneinheiten. Wer Unterstützung durch Immobilienbuchhaltung und Assistenz hat, kann auf 400 bis 800 Einheiten kommen, in Einzelfällen auch mehr.

Aus über 1.000 Kandidateninterviews, die wir seit 2022 ausschließlich in der Immobilienverwaltung führen, zeigt sich ein Muster, das viele überrascht. Gehalt spielt beim Wechsel eine deutlich kleinere Rolle als erwartet.

Nur 4 Prozent der WEG-Verwalter, die wechseln wollen, nennen es als Hauptgrund. 43 Prozent fordern beim Wechsel keinen Aufschlag, weitere 32 Prozent maximal 10 Prozent mehr (Immotalente, 2022 bis 2026).

Was wirklich hinter den Wechselwünschen steckt, sind Führungsthemen, fehlende Perspektive und dauerhafte Überlastung. Ein wettbewerbsfähiges Gehalt ist dabei Voraussetzung, wer zu wenig bietet, kommt gar nicht erst ins Gespräch. Aber die eigentliche Entscheidung fällt woanders. Was das konkret bedeutet und welche Muster wir dabei sehen, haben wir in unserem Ratgeber zu Kündigungsgründen bei WEG-Verwaltern ausführlicher beschrieben.

Wer sich durch Stellenanzeigen für WEG-Verwalter liest, begegnet einem bekannten Muster. Gesucht wird die eierlegende Wollmilchsau: jemand mit abgeschlossener Ausbildung, mehrjähriger Erfahrung, Kommunikationsstärke, technischem Verständnis, Stressresistenz und einer Zertifizierung nach §26a WEG. Die Struktur des Bestandes, den diese Person übernimmt, wird selten genannt. Das Gehalt auch nicht.

Wer diese Anforderungen wirklich erfüllt, sitzt in der Regel bereits in einem guten Job und bewirbt sich nicht auf eine Anzeige, die ihm keinen konkreten Grund gibt zu wechseln. Hinzu kommt, dass Bauträger und Makler um denselben Nachwuchs konkurrieren und oft bessere finanzielle Entwicklungsmöglichkeiten bieten.

Asset-Manager bei Bauträgern oder Projektentwicklern werden häufig mit 65.000 bis 85.000 Euro brutto gehandelt. Ein WEG-Verwalter in einer kleinen Hausverwaltung liegt im Durchschnitt bei rund 40.000 Euro (Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas 2024), bzw. bei 49.000 € (Stepstone Gehaltsreport 2025). Das ist kein Nischenproblem, es ist ein struktureller Wettbewerbsnachteil im Nachwuchsmarkt, denn sie konkurrieren um die gleichen Fachleute.

Trotzdem suchen die meisten Hausverwaltungen nach demselben Profil, auf dieselbe Weise, mit denselben Ergebnissen. Was eine Stellenanzeige stattdessen leisten sollte, beschreiben wir in unserem Beitrag zur Stellenanzeige in der Hausverwaltung.

Wer beim Gehalt deutlich unter dem Durchschnitt bleibt, wird das im Bewerbungseingang merken. Entweder kommen Kandidaten mit wenig Erfahrung, oder es kommen Quereinsteiger. Letztere können durchaus interessant sein. Sie bringen Lebens- und Arbeitserfahrung aus anderen Bereichen mit, die in der Kommunikation mit Eigentümern oft einen echten Unterschied machen. Wann das funktioniert und worauf es dabei ankommt, haben wir in unserem Ratgeber zu Quereinsteigern in der Hausverwaltung beschrieben.

Aber Quereinsteiger brauchen Zeit und eine strukturierte Einarbeitung. Was für den Quereinsteiger beim Gehalt zunächst gespart wird, fließt in den Aufwand, sie einzuarbeiten.

Das Gehalt für WEG-Verwalter liegt in kleinen Hausverwaltungen im Schnitt bei rund 40.000 Euro brutto im Jahr (Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas 2024), der Marktdurchschnitt über alle Unternehmensgrößen bei rund 49.000 Euro (Stepstone Gehaltsreport 2024). Wer merklich unter dem Marktdurchschnitt inseriert, kommt bei erfahrenen Kandidaten gar nicht erst ins Gespräch.

Hinzu kommt ein Reichweitenproblem: Stellenanzeigen ohne Gehaltsangabe werden auf den gängigen Plattformen von einem Großteil der Kandidaten aktiv weggefiltert. Wer das Gehalt nicht nennt, entscheidet sich faktisch dafür, einen erheblichen Teil der aktiv Suchenden gar nicht zu erreichen, bevor die Anzeige überhaupt gelesen wird.

Was wirklich den Unterschied macht, sind die Arbeitsbedingungen. Klare Prozesse, ein überschaubarer Bestand, Unterstützung durch Buchhaltung und Backoffice, eine strukturierte Einarbeitung. Kandidaten, mit denen wir sprechen, wechseln dafür häufiger als für ein höheres Gehalt. Das sehen wir täglich.

Obstkorb bewegt erfahrene Verwalter nicht. Firmenwagen, Flexibilität und Homeoffice-Möglichkeiten können einen echten Unterschied machen, aber nur dann, wenn die Grundlagen stimmen. Wer in einen Bestand wechselt, der schlechter ist als der aktuelle, nimmt Firmenwagen und Homeoffice trotzdem nicht. Er bleibt.

Entscheidend ist zunächst, was man täglich vorfindet. Der bauliche Zustand der Objekte und die Kooperationsbereitschaft sowie das Kommunikationsverhalten der Eigentümer bestimmen, wie sich der Arbeitsalltag anfühlt. Ein Verwalter, der gepflegte Objekte und kooperative Eigentümer vorfindet, hat einen anderen Job als einer, der täglich Objekte mit Instandhaltungs- und Sanierungsstau verwaltet und dabei auf fehlende Kooperationsbereitschaft und schwieriges Kommunikationsverhalten der Eigentümer trifft. Dieser Unterschied lässt sich nicht durch Benefits ausgleichen. Dasselbe gilt für die Frage, ob ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern den Rücken stärkt. Ein Satz, den wir in Interviews immer wieder hören: „Mir wäre lieber, man kündigt einem schwierigen Eigentümer, als einen guten Mitarbeiter zu verlieren."

Hinzu kommt die konsequente Standardisierung von Prozessen. Die EBZ Business School nennt sie als eine der wichtigsten Empfehlungen ihrer Verwalterstudie 2025, und in der Praxis sehen wir genau das: Bei den wenigsten Arbeitgebern sind Prozesse klar dokumentiert und einheitlich gelebt. Wo sie fehlen, folgen Überlastung, Chaos, vermeidbare Mehrarbeit und irgendwann Fluktuation. Wer in eine neue Stelle einsteigt und von Anfang an selbst herausfinden muss, wie Aufgaben erledigt werden, verliert schnell das Vertrauen in den Arbeitgeber. Das gilt erst recht, wenn Altlasten geerbt werden: vom vorherigen Verwaltungsunternehmen, das den Bestand in schlechtem Zustand übergeben hat, oder vom Vorgänger-Kollegen, der ohne geordnete Übergabe gegangen ist. Wer papierlos arbeitet und eine funktionierende Software vorfindet, hat einen echten Vorteil gegenüber Betrieben, die beides versprechen, aber Papierberge und ungepflegte Systeme liefern.

Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Hausverwaltung mit rund 2800 Einheiten aus dem Süden suchte über mehrere Monate einen erfahrenen WEG-Verwalter. Die Stelle blieb unbesetzt, weil weder der Bestand noch das Gehalt in der Anzeige genannt wurden und weil die einzige Person, die hätte einarbeiten können, kurz zuvor selbst gekündigt hatte. Ein Kollege mit bereits vollem Bestand übernahm die Objekte kommissarisch. Fünf Monate später war die Stelle besetzt. Wer so lange wartet, zahlt den Preis nicht nur in Zeit, sondern in Qualität, Motivation und Kundenzufriedenheit.

„Fachkräftemangel entsteht nicht am Arbeitsmarkt. Er entsteht in der eigenen Verwaltung."

Der Fachkräftemangel in der WEG-Verwaltung ist real, aber er ist nicht nur ein Marktproblem. Wer das Gehalt nennt, den Bestand transparent macht und Arbeitsbedingungen bietet, für die Kandidaten tatsächlich wechseln, hat deutlich bessere Chancen als die Mehrheit. Die Stellenanzeige ist dabei oft der erste Hebel.